E-mailen? Alleen als het niet anders kan…

Tringggg. De telefoon tringelt.

‘Hallo, met mij. Heb je mijn e-mail niet gezien?
Eh, ik ben ergens mee bezig… wanneer heb je mij iets gestuurd?
Nou, een half uur geleden, maar ik heb nog geen reactie van je…’

Gebeurt dit jou wel eens? Of stuur jij wel eens berichten in de veronderstelling dat je per omgaande antwoord zult krijgen?

Sja. Ik kan het namelijk niet genoeg zeggen. E-mail. Is. Niet. Voor. Dringende. Dingen.

Nee. Écht niet. Ook al denk jij – of je collega – van wel. Ik zal je vertellen waarom.

Wie een e-mail stuurt heeft absoluut geen zekerheid of en wanneer een bericht wordt gelezen. Laat staat of de ontvanger er iets mee gaat doen. Ook als er leesbevestigingen – wie heeft dat ooit bedacht!? – en uitroeptekens bij staan.

En als we vervolgens te pas en onpas berichten sturen in de veronderstelling dat er vast snel een reactie op zal komen, wat gebeurt er dan? Juist: dan zijn we dagelijks uren bezig om e-mail weg te werken. Andermans prioriteiten. En dát willen we dan weer niet…

Dus die e-mailterreur waar weekblad Intermediar in dit artikel over schrijft, die houden we met z’n allen lekker in stand. Omdat we e-mail voor allerlei dingen gebruiken waar het niet of nauwelijks geschikt voor is. Zoals?

Niet voor dringende zaken, omdat je nou eenmaal nooit zeker kunt weten dat jouw bericht iemand op tijd bereikt. Je wéét het gewoon niet.

Niet voor complexe of belangrijke dingen, waar je zeker bij wilt weten dat je boodschap overkomt. Want dan bel je. Of je loopt bij iemand binnen. Of je maakt een afspraak. Als je heel 2.0 bent, dan kun je ook Skypen, of chatten, of Hangouten.

Niet voor informatie die je met meerdere mensen moet delen, en waar je de kans bij loopt dat iedereen elkaar gevangen houdt in een eindeloze e-mail kettingreactie. Gebruik een samenwerkingstool. Zoals Yammer. Intranet. Een forum, of een wiki. Basecamp. Of Trello. Ga op zoek naar een alternatief, want die zijn in ruime mate voorhanden (kom je er niet uit, dan denk ik graag met je mee…).

En niet voor dingen die je op een prikbord kunt zetten – al dan niet virtueel – of bij het koffieapparaat kunt roepen. Of voor een ‘bedankt-voor-het-toesturen-oh-ja-graag-gedaan’ mailwisseling. Heel beleefd. Maar het hóeft niet. Doe het alleen als de ander expliciet om een bevestiging vraagt (en nee: die automatische leesbevestiging telt niet!). Of bedank iemand vooraf voor de moeite iets te doen.

Mails lezen en verwerken kost tijd. Verspil je eigen tijd niet. Noch die van anderen.

Wat er dan overblijft? Niet zo heel veel. E-mail is vooral geschikt voor zaken die niet zo complex, belangrijk of urgent zijn, en die gericht zijn aan een bepaald iemand (of een groep mensen). Voor informatie waarbij het niet zoveel uitmaakt wanneer iemand het leest. Of er iets mee doet. Om een vraag aan iemand te stellen die niet dringend genoeg is om meteen voor te bellen. Behandel niet alles als een spijker, omdat je alleen een hamer in je gereedschapskist hebt.

Zo breng je e-mail weer terug naar hanteerbare proporties, want minder e-mail begint bij jezelf… En zo houd je tijd over voor de écht belangrijke zaken.

Ps. ‘Ja maar, ik wil weten hoe ik weer grip krijg op m’n mail, want anderen blijven mij bestoken!’ Boek dan een ‘Grip op je mail’ sessie. En ik help je en passant om je inkomende mailstroom te stoppen…

❖

Elke week gratis de ‘Slimmer Werken doe je zo!’ nieuwsbrief in je inbox ontvangen? Iedere zondag verstuur ik een kort artikel, tip of oefening die je de komende week helpt slimmer te werken. Meld je hier aan. Gegarandeerd spamvrij.