Last van ad hoc zaken? Zo los je het op

agendaEen van de meest voorkomende ‘problemen’ die ik tegenkom is de verzuchting dat er zoveel ad hoc zaken op mensen afkomen: onverwachte, ongeplande werkzaamheden of problemen die ‘snel’ opgepakt moeten worden en waar ze eigenlijk geen tijd in hun agenda voor hebben. Nou, dan kan opgelost worden. Ad hoc zaken hoeven niet ad hoc te zijn. Niet (voor) altijd. Maar daarvoor moet je wel de moeite nemen om ze uit te zoeken en er een andere actie op te ondernemen. Weten hoe? Lees dan verder… Lees verder…

Prioriteiten en plannen met overzicht

Het zijn geweldige pagina’s in de gemiddelde agenda: een jaarplanner, maandplanner, en een weergave per week of dag. Perfect om overzicht te krijgen… Alleen: voor mij werkt dat niet. Omdat die allemaal op verschillende bladzijdes of weergaven te zien zijn.

Om prioriteiten te kunnen stellen moet ik ‘het grotere plaatje’ in beeld hebben. Letterlijk. Want anders loop ik alleen de makkelijke, onbelangrijke en/of overzichtelijke klussen af te werken. Ja, die moeten ook gebeuren. Maar ze gaan vaak ten koste van de dingen die ik écht wil doen. De minder concrete klussen, de projecten die langer lopen of de doelen die over meerdere maanden – of zelfs jaren – uitgesmeerd worden. Lees verder…

Slimmer werken? Volg jouw eigen ritme!

Volg je eigen ritmeDe werkdag van Bas begint met een snelle blik op zijn agenda: 3 afspraken, waarvan 2 op kantoor. Wel verspreid over de dag, dus erg veel tijd om aan dat grote project te werken is er vandaag niet. Hij pakt zijn lijst to-do’s erbij; er staan wat kleine klusjes op die makkelijk tussendoor gedaan kunnen worden. Zijn ‘bellijst’ voor onderweg steekt hij alvast in zijn tas. Voor de zekerheid blokt hij aan het eind van de dag een uur in zijn agenda om de vergaderingen van morgen voor te bereiden. Tevreden schenkt hij een kop koffie in en loopt zijn aantekeningen voor zijn eerste afspraak na. Lees verder…

Waarom geen plan soms een goed plan is

Anti-piekerkaartje van Flow Magazine

Anti-piekerkaartje van Flow Magazine

Plannen maken. Je plan bijstellen. Plannen volgen. Heerlijk omdat het ons het gevoel geeft ergens naar onderweg te zijn. Ons in de goede richting bewegen. Stappen te zetten, meters te maken. Het eindresultaat steeds dichterbij zien komen. Zálig, toch?

Mwah. Ik was (ahum, ben) nog steeds een plannenbedenkster. Maar niet altijd. Steeds minder vaak, én ik maak steeds minder ‘harde’ plannen. Plannen hebben namelijk een donkere zijde. Lees verder…

Grip op je tijdsplanning? Gebruik de 1-2-3 lijst!

Realistisch plannen met de 1-2-3-lijstIedere keer weer kom ik ze tegen: mensen zich gejaagd voelen, zich overspoeld voelen in hun werk, en geen pauze nemen omdat ze nog ‘zoveel moeten doen’. Ze proppen hun dag vol met afspraken, vergaderingen en klussen die op een eindeloze takenlijst staan.

Hun tijdsplanning loopt voortdurend in de soep. En aan het eind van de dag hebben ze een groot deel van die lijst niet gedaan, zijn er vele taken bijgekomen, en ronden ze ontevreden en uitgeput de werkdag af. Lees verder…

Weer aan het roer staan? Evalueer!

stopbord-w300Het is druk. Heel druk. Veel te doen. Te weinig tijd. Er komt steeds wat nieuws bij, terwijl er een heleboel niet ‘af’ is. En het gaat maar door.

Eigenlijk zou je een cursus timemanagement moeten volgen, zodat je het allemaal wél af krijgt. Zodat je weer ‘in control’ bent over je tijd en je energie. Maar ja, daar ontbreekt het er net aan. Daar héb je helemaal geen tijd en puf voor… Dus zucht je nog eens diep en gaat weer door. Vanavond maar eens op tijd naar bed. Misschien dat dat helpt. En een lijstje maken… Lees verder…

Stressvrij je werk organiseren – waar begin je?

Je bent bezig met tientallen zaken. Een paar projecten moeten een nieuwe impuls krijgen. Ondertussen blijven er verzoeken van collega’s en klanten binnenkomen. De stapels op je bureau en in je mailbox nemen rap toe. Je hebt het gevoel dat je nergens aan toe komt. Sterker nog, omdat je niet precies weet wat je allemaal moet doen en je steeds dingen te binnen schieten, neemt dat onrustige gevoel alleen maar toe. Herkenbaar?

Het kan ook anders. Als je je werk zó georganiseerd hebt dat je op ieder moment weet wat je ook alweer op je bord hebt, en je daardoor steeds weet wat je zou kunnen doen, dan levert je dat veel rust in je hoofd op. En met een rustig hoofd ben je ook beter in staat om met aandacht en focus te werken… Lees verder…

Verwacht het onverwachte

Heb je ooit één dag in je leven meegemaakt dat alles preciés zo verliep als je bedacht en verwacht had? Maar dan ook écht alles? Ik niet… Zelfs niet op mijn trouwdag. Het was de bedoeling dat het stralend mooi weer zou zijn, en dat we fijn het dak van de gehuurde cabrio omlaag zouden kunnen houden. Het weer laat zich echter niet plannen. Flexibel als we waren, hebben we een groot deel van de dag met een dicht dak rondgereden, en wanneer het maar éven mogelijk was, deden we het dak naar beneden. Lees verder…

Hoe flexibel is jouw planning?

Dit artikel schrijf ik op een geweldige zondagmiddag, terwijl ik geniet van een fijn lentezonnetje. Dat is geen toeval, maar het gevolg van flexibiliteit in mijn planning. Ik probeer mijn dagen zo in te delen dat er ruimte is voor improvisatie. Ruimte om eventueel plannen om te gooien, om gebruik te maken van de energie en de flow van het moment. En vooral: ruimte om in te springen op onverwachte zaken. Of die nou prettig zijn of niet. Zoals vandaag: ik had er voor kunnen kiezen om koste wat het kost éérst de tekst van deze nieuwsbrief af te maken, om mezelf pas daarna toe te staan om in het zonnetje te genieten van het eerste lentegevoel. Nu koos ik er voor om te genieten van de zon, en pas daarna te gaan schrijven… Dat kon ook, omdat er in mijn planning ruimte voor was! Lees verder…

Plan je agenda met Grote Keien, grind en stenen

In het artikel ‘Waarom aandacht voor Grote Keien zorgen dat je geen last hebt van grind‘ stipte ik het al aan: als je te weinig of geen aandacht besteedt aan de belangrijkste activiteiten in je werk en in je leven – je Grote Keien -, dan krijg je op den duur te maken met steeds meer ad-hoc zaken en crises – grind – die je moet zien weg te werken.

Maar laat ik eerlijk zijn: er zal altijd grind op je pad liggen. Je zult nooit alle ad-hoc zaken uit je leven kunnen bannen. En dat is niet erg, als die ad-hoc zaken maar belangrijk genoeg zijn om er tijd aan te besteden en je er rekening mee houdt in je planning of agenda. Je weet misschien niet altijd wát er op je dag aan ad-hoc klussen op je pad komt, maar wel in welke mate je dat kunt verwachten. Een secretaresse heeft er waarschijnlijk meer gedurende de dag dan – pak ‘m beet – een logopediste. Als je weet hoeveel van jouw werk uit grind bestaat, kun je daar ook je agenda op inrichten. Je Grote Keien plan je dan op de momenten dat je zo min mogelijk verstoringen verwacht. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag of het einde van de middag. Het grind vult vaak vanzelf de rest van jouw tijd op…

Nu je toch je verdeling van je werkzaamheden aan het bekijken bent, vergeet niet rekening te houden met je routineklussen: de zaken die je regelmatig moet doen om je Grote Keien te ondersteunen en het grind te minimaliseren. Het mooie van routineklussen (de stenen in je werk) is – juist – de routine: min of meer vastomlijnde taken die regelmatig terugkeren of die op vaste dagen moeten gebeuren. Plan ze in en automatiseer ze zoveel mogelijk. Één keer investeren in een goede routine, checklist en planning betaalt zich dan dubbel en dwars terug!

Elke week gratis de ‘Slimmer Werken doe je zo!’ nieuwsbrief in je inbox ontvangen? Iedere zondag verstuur ik een kort artikel, tip of oefening die je de komende week helpt slimmer te werken.

Aanmelden is kosteloos en kan eenvoudig hier.

Overige artikelen vind je in het archief